Encontrou uma informação equivocada na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) emitida? Não se desespere! Isso é mais comum do que parece. É claro que a emissão desse documento deve ser realizada com atenção e muita responsabilidade, porém, erros acontecem. E nem sempre por sua culpa. Portanto, este artigo vai descrever o processo de cancelamento de nota para manter seu trabalho regular e em dia.

Em primeiro lugar, é interessante relembrarmos o que é uma Nota Fiscal Eletrônica, conteúdo já publicado em nosso site. De acordo com o Governo Federal, trata-se de um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente. Seu objetivo é documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.

Outros pontos destacados pelo órgão nacional dizem respeito à validade jurídica da NF-e, que é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador. Com base nessas informações, vamos entender como a nota fiscal eletrônica foi desenvolvida no Brasil?

O tipo de documento foi criado pela Receita Federal, juntamente à Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf) em 2007. Naquele ano, a nota fiscal eletrônica passou a ser emitida por um software integrado ao sistema do governo, através das prefeituras municipais. Em suma, isso significa que o armazenamento das notas fiscais ganhou uma vertente para tornar o serviço mais ágil e prático.

Respeite o prazo de cancelamento

Atualmente, o prazo para cancelamento de notas fiscais é de 24 horas em todo o território brasileiro. Esse período de tempo foi definido pelo Ajuste SINIEF 07/05, datado em 30 de setembro de 2005. Na cláusula 12º é enfatizado que o intuito dessa determinação é evitar que o cancelamento de notas seja feito quando a mercadoria já está em circulação ou o serviço prestado. Vale lembrar que, sim, é possível cancelar a nota após o prazo (em alguns casos). Mas diante da aplicação de multa.

E quando a emissão incorreta parte do cliente?

Há uma série de equívocos cometidos por clientes que podem motivar o cancelamento da nota fiscal. Entre os mais comuns, temos: preenchimento incorreto do nome do fornecedor, digitação incorreta do CNPJ, desistência do negócio ou até mesmo erros em cálculos do documento.

E você sabia que há casos em que é possível solicitar uma ‘carta de correção’ que retifique os dados inseridos incorretamente? As informações que podem ser corrigidas são: descrição de nome dos produtos/serviços; razão social do destinatário; inclusão ou alteração de dados adicionais da NF-e original; informações sobre o transporte; dados de número do pedido.

Perdi o prazo. E agora?

O contribuinte que perder o prazo para cancelamento da nota fiscal deve encaminhar um pedido à SEFAZ do estado correspondente solicitando a resolução do problema. O órgão vai analisar a situação individualmente e, caso conceda a autorização, vai estipular um novo prazo (com multa).

A regra é a mesma para todo o Brasil. O que muda é o valor das penalidades aplicadas, dependendo do estado. Em geral, a multa é de 1,5% do total da transação cancelada. Inclusive, alguns territórios limitam o prazo de cancelamento fora do prazo inicial. Em São Paulo, por exemplo, é de 480 horas.

A título de curiosidade, também há casos de estados brasileiros que não autorizam o cancelamento após o prazo inicial. Em determinados lugares, essa situação resulta no anulamento do documento emitido. Portanto, o emissor fica responsável por todos os custos perante a lei.

Fique atento (a)!

Conferir todos os itens preenchidos na nota fiscal é imprescindível para emiti-la corretamente. Caso erre, saiba que o pedido de cancelamento deve ter a assinatura digital do emitente, com certificação (além de mencionar o número do CPF ou CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte). Desta forma, garantindo a autoria do documento.

Evite erros

A emissão incorreta das notas fiscais eletrônicas pode gerar dor de cabeça. Se você quer evitar estresses desnecessários, multas e consequências negativas, acione uma contabilidade de confiança. A Mega Contabilidade é a mais apropriada para quem deseja uma assessoria contábil completa e segura.

Tipos de notas fiscais

Vamos relembrar quais são as notas fiscais mais comuns no Brasil? A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NSF-e) é emitida após a prestação de serviços sujeitos ao recolhimento de impostos. Esse modelo costuma ser vinculado à prefeitura municipal. No caso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o intuito é registrar a comercialização de produtos vinculados à Secretaria da Fazendo, e ao ICMS. Já a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é entregue ao consumidor com a venda presencial de produtos pelo comércio varejista; o cupom fiscal comum.