O reembolso de despesas para as empresas é caracterizado por valores que foram pagos pela
prestadora de serviços, a contratada, mas que na realidade, correspondem a despesas ou
custos da empresa contratante, pois não contribuem para o acréscimo patrimonial da
contratada.

É necessário ressarcir o contratado apenas com o gasto, pois este gasto em específico não
constitui parte do serviço e, por esse motivo, não precisa ser tributado. Neste caso, é possível
cobrar o cliente por meio da nota fiscal de débito.

A Nota Fiscal de Débito é um documento utilizado para que seja efetuada a cobrança de
valores para os quais não é compatível com a emissão de notas fiscais tributáveis.
Na Nota Fiscal de Débitos são mencionadas as despesas e custos passíveis de ressarcimentos já
acordados entre as partes evitando assim a tributação do ressarcimento da despesa que é
repassada para a contratada.

Abaixo listamos algumas dicas para que você possa se prevenir, evitando dores de cabeça ao
utilizar as notas de débito corretamente. Veja:

1. A despesa deve estar expressamente prevista nos contratos assinados entre
contratante e contratada;

2. As despesas devem se referir apenas a gastos necessários, usuais e que estejam
devidamente comprovados com notas fiscais e recibos;

3. As despesas não devem, de forma alguma, tentar disfarçar efetivos custos da
prestação de serviço. Ao contrário, devem se limitar a valores que sejam necessários
para a conclusão do serviço e que, de fato, necessitem de reembolso;

4. O valor gasto com despesas que posteriormente serão ressarcidas deve ser idêntico ao
cobrado dos clientes. Não tente ganhar dinheiro com isso, pois essa prática constitui
acréscimo de patrimônio e pode prejudicar a empresa junto à Receita Federal;

5. Por último, mas não menos importante, controle as suas despesas e,
consequentemente, o reembolso delas.

A Mega orienta o uso deste tipo de nota já que a carga tributária não incide sobre
estes valores e ainda é possível justificar a movimentação financeira com relação a
esta situação tanto para a contratada justificando como outras receitas (não
tributáveis), quanto para a contratante justificando como despesas, por exemplo!

Conte com a Mega como parceira do seu negócio!